Le tutele e i processi definiti nella presente politica si applicano ai Whistleblower in relazione a qualsiasi Segnalazione idonea.

I Whistleblower sono persone che lavorano o hanno lavorato per una qualsiasi società del gruppo ZIMMERMANN (collettivamente o individualmente, ZIMMERMANN), coloro che forniscono beni o servizi a ZIMMERMANN e a un qualsiasi collaboratore di ZIMMERMANN. Tali tutele e processi si estendono anche ai parenti, alle persone a carico o ai coniugi degli individui interessati dalla presente politica. 

Una Segnalazione idonea è una segnalazione fatta da un Whistleblower a un Destinatario idoneo in merito a una Condotta segnalabile (si vedano le definizioni riportare di seguito). 

Poiché ZIMMERMANN possiede sedi e personale in diversi Paesi, la presente politica è soggetta alle leggi in materia di whistleblowing applicabili in ciascun Paese. Di conseguenza, l’ambito di applicazione della presente politica e il modo in cui vengono gestite le divulgazioni effettuate in base a essa possono variare a seconda delle leggi e dei requisiti della giurisdizione in questione. In caso di divergenza tra la presente politica e i requisiti giuridici di una particolare giurisdizione, si applicherà la norma più rigorosa.

È possibile fare una segnalazione ai sensi della presente politica se si hanno ragionevoli motivi per sospettare che un direttore, un funzionario, un dipendente, un appaltatore, un fornitore, un offerente o un’altra persona che ha rapporti d'affari con ZIMMERMANN abbia messo in atto una Condotta segnalabile.

Per Condotta segnalabile si intende una condotta scorretta o una situazione impropria (effettive o ragionevolmente sospette). Ciò può comportare:

• frode, corruzione o concussione;
• atti illeciti, mancato rispetto di obblighi legali o normativi che danneggiano l’interesse pubblico o l’integrità finanziaria di ZIMMERMANN o di un’altra entità, oppure il mancato rispetto di altri obblighi legali o normativi espressamente contemplato dalle leggi locali in materia di whistleblowing;
• un pericolo per il pubblico o per l’ambiente.

La Condotta segnalabile non comprende lamentele personali legate al lavoro. I reclami personali legati al lavoro si riferiscono al proprio impiego o a quello precedente e hanno implicazioni per il singolo individuo a livello personale senza implicazioni significative per gli altri, per ZIMMERMANN o per l’interesse pubblico.

Esempi di reclami personali legati al lavoro sono i reclami riguardanti le condizioni di impiego, i conflitti interpersonali con un altro dipendente, il processo disciplinare o di gestione delle prestazioni oppure la cessazione del rapporto di lavoro. Eventuali reclami di discriminazione, bullismo o molestie devono essere trattati secondo la procedura stabilita nella politica di ZIMMERMANN in materia di discriminazione, bullismo o molestie.

Le segnalazioni di comportamenti lesivi che si verificano a seguito di una Segnalazione idonea sono coperte dalla presente politica.

Sono disponibili tutele per i Whistleblower qualora la Condotta segnalabile sia effettuata in conformità con la presente politica o altrimenti direttamente a un Destinatario idoneo, come definito dalle legislazioni locali di tutto il mondo. In Australia per Destinatario idoneo si intende un qualsiasi funzionario o dirigente di alto livello di ZIMMERMANN e un qualsiasi revisore contabile o attuario interno o esterno di ZIMMERMANN. 

Per garantire al meglio il rispetto dei processi e la concessione delle tutele, ZIMMERMANN chiede ai Whistleblower di effettuare le proprie segnalazioni contattando la linea diretta a loro riservata di ZIMMERMANN disponibile ai seguenti numeri telefonici

Linea telefonica riservata ai Whistleblower di ZIMMERMANN:

Australia: + 61 283116940    

Regno Unito: + 44 2030531599    

Francia: + 33 188454741

Italia: + 39 0810067928     

USA: + 1 7866236450   

La linea diretta per i Whistleblower consente di effettuare segnalazioni in forma anonima. Pertanto, ogni Whistleblower può scegliere di presentare la propria denuncia in forma anonima e di mantenere l’anonimato durante le eventuali indagini. Tuttavia, ove opportuno e possibile, ZIMMERMANN incoraggia i Whistleblower a prendere in considerazione la possibilità di identificarsi e di fornire i propri dati di contatto, in modo da rendere più semplice ad efficace l'esame della questione. Inoltre, ciò consente a ZIMMERMANN di proteggere i Whistleblower da eventuali ritorsioni o rappresaglie, di richiedere ulteriori informazioni a supporto di eventuali indagini successive e di fornire ai Whistleblower un feedback in modo appropriato e secondo quanto consentito dalle leggi vigenti.

Ci auguriamo che ogni potenziale Whistleblower si senta a proprio agio nell’esprimere apertamente i propri dubbi in base alla presente politica. Tuttavia, i Whistleblower hanno il diritto all’anonimato in base alla legislazione e, in alcuni casi, l’anonimato può essere fondamentale per raggiungere gli obiettivi della presente politica. Se un Whistleblower desidera mantenere l’anonimato, ZIMMERMANN farà il possibile per non rivelarne l’identità senza il suo consenso, a meno che non vi siano obblighi legali in tal senso.

Nel corso di una qualsiasi indagine che si svolga a seguito di una Segnalazione idonea, qualora sia stato richiesto l’anonimato, ZIMMERMANN neutralizzerà, per quanto ragionevolmente possibile, qualsiasi riferimento al Whistleblower, evitando ad esempio l’uso di pronomi di genere o il riferimento al team specifico di un dipendente attuale o precedente. Inoltre, i Whistleblower che desiderano mantenere l’anonimato devono prendere le dovute precauzioni per non rivelare la propria identità, evitando ad esempio di discutere del reclamo presentato, ad eccezione che con il Destinatario idoneo o con chiunque stia indagando sulla questione.

Tutti i documenti e gli altri materiali relativi alle Segnalazioni idonee saranno conservati in modo sicuro e potranno essere consultati solo da coloro che sono direttamente e necessariamente coinvolti nella gestione o nell’indagine della Segnalazione. Tutte le persone coinvolte in qualsiasi indagine o nella gestione di una Segnalazione idonea saranno vincolate agli obblighi di riservatezza di ZIMMERMANN. Qualsiasi trattamento e archiviazione dei dati nell’ambito della struttura di whistleblowing di ZIMMERMANN o derivante dalla presente politica sarà effettuato in conformità alle leggi e ai regolamenti applicabili in materia di protezione dei dati.

Incoraggiamo i Whistleblower a segnalare eventuali preoccupazioni specifiche riguardanti possibili ritorsioni che potrebbero verificarsi qualora l’identità del Whistleblower sia nota o venga rivelata all’inizio, al momento della Segnalazione idonea. Ciò aiuterà ZIMMERMANN ad adottare misure adeguate.

Anche se le segnalazioni possono essere fatte in forma anonima, è importante notare che ciò può influire sulla nostra capacità di effettuare indagini sulla questione e di comunicare in modo adeguato in merito alla segnalazione.

Sarà prestata la massima attenzione a tutte le segnalazioni. Alla ricezione di una segnalazione da parte di un Whistleblower, ZIMMERMANN avvierà una valutazione iniziale per verificare che la segnalazione sia idonea alla protezione e per stabilire una linea d’azione appropriata, che può prevedere ulteriori indagini.

Qualora ZIMMERMANN non disponga di alcun mezzo per contattare il Whistleblower, potrebbe non essere in grado di condurre alcuna indagine.

Ove opportuno, sarà avviata un’indagine non appena ragionevolmente possibile. Tutte le indagini saranno condotte in modo imparziale e in conformità con tutte le leggi e le politiche applicabili.

ZIMMERMANN si propone di completare la valutazione iniziale e di avviare tutte le indagini necessarie entro 21 giorni dalla ricezione della Segnalazione idonea. Qualora ZIMMERMANN lo ritenga opportuno, può scegliere di incaricare un fornitore terzo affinché conduca l’indagine e, in caso contrario, sarà nominata una persona interna adeguatamente imparziale per gestirla.

Salvo i casi in cui sia impossibile, ZIMMERMANN comunicherà al Whistleblower la necessità o meno di condurre un’indagine. Inoltre, ZIMMERMANN fornirà aggiornamenti al Whistleblower, a meno che non sia impossibile farlo. La natura e la tempistica di tali aggiornamenti varieranno a seconda della natura della Segnalazione idonea.

Tutte le azioni intraprese nell’ambito di un’indagine saranno mantenute il più possibile riservate in base alle circostanze. Tutte le persone coinvolte saranno informate circa la natura riservata dell’indagine.

Ove opportuno, ZIMMERMANN condividerà con il Whistleblower l’esito di qualsiasi indagine. Ciò potrebbe non essere sempre appropriato e in alcuni casi potrebbe essere opportuno che ZIMMERMANN condivida solo alcuni dettagli della sua decisione.

Nessun Whistleblower sarà posto in una situazione di svantaggio per aver effettuato una Segnalazione idonea. Qualsiasi svantaggio di questo tipo si contrappone direttamente ai valori di ZIMMERMANN ed è espressamente vietato dalla legislazione qualora vengano soddisfatti determinati requisiti. 

Quando viene effettuata una Segnalazione idonea, il Whistleblower sarà protetto da qualsiasi atto di rappresaglia o ritorsione. In seguito a una Segnalazione idonea non si verificherà alcun comportamento pregiudizievole o minaccia di comportamento pregiudizievole. Se si ritiene di essere stati vittime di comportamenti di questo tipo, è necessario informare immediatamente il Responsabile globale delle Risorse umane di ZIMMERMANN. Qualsiasi membro del team in carica che adotti comportamenti di ritorsione che violano la presente politica sarà soggetto ad azioni disciplinari. I Whistleblower possono intraprendere un’azione legale qualora si verifichi un comportamento illecito dannoso a seguito di una loro Segnalazione idonea.

A scanso di equivoci, quanto segue non costituisce un comportamento lesivo:

• azione amministrativa ragionevole intrapresa allo scopo di proteggere il Whistleblower (ad esempio, spostamento del Whistleblower se la sua denuncia riguarda la sua area di lavoro); e
• gestione delle prestazioni o della condotta di un Whistleblower in linea con le politiche e le procedure di ZIMMERMANN.

Chiunque richieda una consulenza legale in relazione a una segnalazione ai sensi della presente politica o della legislazione in materia è anche protetto da qualsiasi azione dannosa intrapresa in conseguenza della sua segnalazione al professionista legale.

ZIMMERMANN terrà conto della legislazione pertinente del Paese in cui opera in materia di protezione dei Whistleblower.

I Whistleblower hanno diritto alle tutele previste dalla presente politica anche se la Condotta segnalata non viene dimostrata; tuttavia, tali tutele sono disponibili solo se l’informatore ha ragionevoli motivi per sospettare della Condotta segnalata.

Le motivazioni di un Whistleblower non sono rilevanti ai fini dei processi e delle tutele disponibili, tuttavia le tutele per i Whistleblower non sono disponibili quando la segnalazione:

• è irrilevante o di natura vessatoria ed è priva di sostanza; oppure
• prevede accuse infondate che risultano essere state fatte senza ragionevoli motivi o sono consapevolmente false.

Le rivelazioni fatte nelle suddette circostanze saranno valutate con severità e potranno essere oggetto di un’azione disciplinare che potrebbe includere il licenziamento, la cessazione del servizio o l’interruzione di un rapporto di servizio o di clientela.

L’obiettivo della presente politica è fornire un meccanismo interno per la segnalazione, l’indagine e il rimedio di qualsiasi illecito. Incoraggiamo i Whistleblower a sollevare le preoccupazioni a livello interno in prima istanza, in modo che i problemi possano essere affrontati con rapidità e possano essere risolti direttamente.

La legge riconosce che in alcune circostanze può essere opportuno segnalare le proprie preoccupazioni a un organismo esterno, come un’autorità di regolamentazione o un’autorità designata nel proprio Paese (o, nell’Unione Europea, a un'autorità o regolatore a livello dell'UE). In Australia figurano l’ASIC, l’APRA o un altro organismo previsto dalla normativa. Nei casi di interesse pubblico o di emergenza, precedentemente comunicati all’ASIC, all’APRA o a un altro organismo previsto dalla normativa, le informazioni delle segnalazioni possono essere comunicate al Parlamento o a un giornalista qualora siano soddisfatti alcuni criteri specifici stabiliti dalla legislazione.

Nella presente politica non sono contenute regole che vietano (o che devono essere intese come un divieto) la segnalazione di violazioni note della legge a qualsiasi agenzia governativa, ente normativo e autorità di whistleblowing. Si avverte che le tutele per i whistleblower saranno disponibili solo per le segnalazioni effettuate in conformità alle leggi locali e alla presente politica.

Alcuni Paesi dispongono di leggi specifiche in materia di whistleblowing, il che significa che in alcuni Paesi possono esistere procedure specifiche. I whistleblower che desiderano maggiori informazioni sui requisiti giuridici locali, sui canali di segnalazione e sulle risorse disponibili devono contattare il Responsabile globale delle Risorse umane di ZIMMERMANN oppure la linea telefonica riservata ai whistleblower di ZIMMERMANN.